Internalizować czy outsource'ować?

Outsourcing, ze względu na nowe środki komunikacji, stał się dziecinnie prosty, ponieważ relacje są uproszczone, ale mimo to internalizacja ma niezaprzeczalną wartość dodaną. Decyzja o tym, czy korzystać z outsourcingu, czy nie, jest bardzo złożona i stanowi prawdziwą kwestię strategiczną, długoterminowe zobowiązanie, które może mieć nieodwracalne konsekwencje dla firm. Dziś outsourcing dotyczy wszystkich obszarów działalności, niezależnie od tego, czy jest to linia biznesowa czy cały dział: księgowość, kadry, IT, relacje handlowe, logistyka, produkcja itd. Jakie kryteria powinieneś wziąć pod uwagę przy dokonywaniu wyboru?

Kompetencje i zasoby.

Kompetencje są jednym z głównych powodów outsourcingu w przypadku małych i średnich firm, na przykład w odniesieniu do takich funkcji jak księgowość, płace lub rekrutacja, które w szczególny sposób wiążą się ze znacznym ryzykiem. Konsekwencje marnowania czasu i popełniania błędów mogą prowadzić do kar finansowych, a nawet do odpowiedzialności i przetrwania firmy. Dlatego też firmy wolą polegać na profesjonalistach posiadających wiedzę w swojej dziedzinie, w ramach, których ustalono zasady poufności. Pojęcie kompetencji jest często związane z koncentracją na podstawowej działalności i dostępnym czasie, które są również kryteriami wyboru outsourcingu.

Innym czynnikiem wpływającym na decyzję o outsourcingu są zasoby, ponieważ niektóre działania wymagają specyficznych narzędzi, które muszą być opanowane i utrzymywane lub aktualizowane. Tak jest na przykład w przypadku księgowości i zarządzania płacami, które wymagają odpowiedniego oprogramowania. Decydując się na to rozwiązanie, menedżerowie chcą uniknąć inwestycji, korzystając z zasobów dostawcy usług.

Rentowność i elastyczność.

Kolejnym argumentem nie do odparcia jest to, że firmy stawiają na rentowność. W tym kontekście wiele decyzji dotyczących outsourcingu doprowadziło do przeniesienia działalności do krajów, w których siła robocza jest tańsza. Oceniają również stosunek ilości do kosztów każdego zadania pomocniczego, takiego jak zarządzanie mailingami lub biuletynami. Z analizy wynika, że rzeczywiście bardziej opłacalne jest zwrócenie się do wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego. Ten ostatni, którego podstawową działalnością jest właśnie ta działalność, może osiągnąć korzyści skali, co pozwala mu na oferowanie korzystnych stawek swoim klientom. Można wtedy powołać się na potrzebę elastyczności, szczególnie w okresach największej aktywności, aby móc się szybko dostosować.

Granice outsourcingu.

Gdy minęła moda i początkowe konflikty, z których niektóre sięgały nawet spraw sądowych, niektóre firmy w końcu zdecydowały się na ponowną internalizacje pewnych funkcji, biorąc pod uwagę dwie główne wady. Pierwszym ograniczeniem outsourcingu jest utrata tożsamości i niezależności. Korzystając z usług usługodawcy, firmy bez wątpienia tracą zasoby i wiedzę specjalistyczną, w neutralnym kontekście, który niekoniecznie uwzględnia ich specyfikę. Drugim jest jakość wykonanej pracy. W rzeczywistości klienci nie mają żadnej realnej gwarancji, że warunki wykonania usługi będą przestrzegane, nawet jeśli są one umowne, w zakresie terminów, wszelkich instrukcji, przypadków szczególnych, poufności i bezpieczeństwa danych.

Rozwiązanie pośrednie Outsourcing jest więc wyborem specyficznym dla każdej firmy, zależnym od jej wielkości, potrzeb, organizacji, menedżera itp. Dostępne są również inne alternatywy pośrednie. Mogą one rozważyć skorzystanie z Centrum Usług Wspólnych, lub zawarcie umowy pomiędzy usługami wewnętrznymi i zewnętrznymi, w ramach której dostawca usług zapewnia szkolenia, aktualizacje i pomoc techniczną.