Bez względu na to czy firma ma swój dział rachunkowości, czy tą działkę działalności zleca na zewnątrz, powierza prowadzenie swoich ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu, musi mieć określone i spisane podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest to zazwyczaj Polityka rachunkowości firmy, spółki czy też Zasady rachunkowości.
W tym dokumencie zatwierdzonym przez zarząd, spisane są wytyczne co do sposobu ewidencji zdarzeń gospodarczych firmy. Wg tych zasad biuro rachunkowe, czy pracownicy działu rachunkowości, odnotowują w księgach, wprowadzają do ksiąg rachunkowych dokumenty. Dla biura rachunkowości i działu rachunkowości to jest „biblia”. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych określają:
- Miejsce prowadzenia ksiąg,
- Wskazują rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
- Sposób i metody prowadzenia ksiąg,
- Sposób korekt błędów, zmian zasad, zmian szacunków (np. dotyczące zmian metod wyceny materiałów na magazynie),
- Technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- Kontrolę dostępu i kontrolę danych,
- Dowody księgowe, definiują co jest w firmie dowodem księgowym,
- Zasady przechowywania dowodów księgowych, zestawień i raportów,
- Metody i terminy inwentaryzacji majątku firmy (składników majątku trwałego i obrotowego).
Jeśli biuro rachunkowe jest audytowane, do biura rachunkowego przychodzi kontrola, czy przed podpisaniem sprawozdania finansowego sporządzonego przez księgową z biura rachunkowego, czy działu rachunkowości biegły rewident sprawdza księgi – to pierwszą pozycją, którą audytor, kontroler czy biegły rewident bierze do ręki jest dokument zawierający, właśnie, „Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych”
Bez tego ani rusz.
